INFORMATIVA AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO UE 2016/679 (GDPR) SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
L’Ordine dei Medici Chirurghi e degli Odontoiatri di Alessandria, (di seguito anche “ Ente ”), in coerenza con i propri valori istituzionali, si impegna a proteggere i dati personali di ogni utente nel rispetto dell’identità, della dignità di ogni essere umano e delle libertà fondamentali costituzionalmente garantite, in conformità al Regolamento generale dell’UE sulla protezione dei dati 2016/679 (di seguito il “ GDPR ”) relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali nonché alla libera circolazione di tali dati (di seguito i “ Dati Personali ”).
Tale impegno sarà costantemente seguito dall’Ente nell’ambito del principio di responsabilizzazione mettendo in atto misure tecniche ed organizzative adeguate e politiche idonee, per garantire ed essere in grado di dimostrare che il trattamento è effettuato conformemente al GDPR.
1. Chi siamo e i nostri contatti
Titolare del Trattamento (cioè il soggetto che determina finalità e mezzi del trattamento dei Dati Personali) è l’Ordine dei Medici Chirurghi e degli Odontoiatri della provincia di Alessandria, Ente di diritto pubblico, ricostituito con D.L.C.P.S. 13/9/1946 n. 233 per la disciplina dell'esercizio della professione medica e a seguito della Legge 24/7/1985 n. 409 ha esteso la propria competenza anche agli Odontoiatri (di seguito il “Titolare del Trattamento o l’Ente ”) con sede legale in Alessandria – Via Pisacane 21, e- mail:
Il Titolare del Trattamento ha individuato e nominato, a norma dell’articolo 37 del GDPR il Responsabile della protezione dei dati c.d. “Data Protection Officer” (nel seguito il “ DPO ”), i cui dati di contatto sono forniti con la presente informativa e nella apposita sezione Trasparenza del Sito web dell’Ordine https://www.ordinemedici.al.it/index.php/regolamento-europeo-679-2016 .
È possibile contattare il DPO per ogni necessità attinente alla materia della protezione dei dati, compreso l’esercizio dei diritti di cui al punto 7 successivo.
2. Perché questa informativa e a chi si rivolge
Questa informativa è rivolta a tutti gli utenti del sito istituzionale (di seguito “Interessato o Utente “).
3. Categorie di Dati - Finalità del trattamento e basi giuridiche del trattamento
Le basi giuridiche del trattamento dei Dati Personali sono individuabili all’art. 6 lett. c ed e del GDPR, nell’esecuzione di compiti di interesse pubblico o connessi all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il Titolare del trattamento nonché nella necessità di adempiere agli obblighi imposti dalla vigente normativa per la semplificazione e l’innovazione digitale della P.A. al quale è soggetto il Titolare del trattamento.
4. Trattamenti e decisioni automatizzate
Il trattamento sarà effettuato, da soggetti o categorie di autorizzati all'assolvimento dei relativi compiti, mediante.
• l'utilizzo di sistemi manuali e automatizzati;
• con l'impiego di misure adeguate a garantire la riservatezza dei dati ed evitare l'accesso agli stessi da parte di terzi non autorizzati.
Il Titolare del Trattamento dichiara di non adottare decisioni suscettibili di influenzare l’Interessato basate esclusivamente sul trattamento automatizzato dei dati personali. Tutti i processi decisionali associati alle finalità del trattamento sopra descritte si eseguono con l’intervento umano. Si precisa che i dati personali relativi agli Utenti iscritti non verranno mai trattati a fini di informazione commerciale o di invio di materiale pubblicitario o per lo svolgimento di ricerche di mercato.
5. Comunicazione di dati personali e trasferimento dei dati fuori UE
I Dati Personali trattati saranno conosciuti esclusivamente dai soggetti espressamente a ciò autorizzati dal Titolare del Trattamento ovvero potranno essere condivisi con destinatari, che tratteranno i dati in qualità di autorizzati, responsabili o titolari autonomi del trattamento.
Precisamente, i dati saranno condivisi con:
• le autorità competenti per gli adempimenti di obblighi di leggi e/o di disposizioni di Enti pubblici, con organi pubblici o pubbliche autorità;
• gli organi dell’Ente, il personale dipendente e i collaboratori nell’ambito delle relative cariche o mansioni;
• i fornitori che operano per il corretto funzionamento del sito - studi o consulenti nell'ambito di rapporti di assistenza e consulenza dell’Ente, o altri soggetti che svolgono servizi a favore dell’Ente.
Resta inteso che i dati trattati saranno esclusivamente quelli necessari per il raggiungimento della specifica finalità, ne consegue che i dati gestiti tramite terzi saranno limitati alla specifica finalità.
I Dati Personali non saranno diffusi se non per assolvere agli obblighi imposte da normative di legge, a cui il Titolare del trattamento è soggetto, come quelle in materia di Trasparenza e Anticorruzione.
I Dati Personali saranno trattati dal Titolare del Trattamento solo all’interno del territorio dell’Unione Europea. Nell’ipotesi in cui si renderà necessario avvalersi di soggetti, organizzazioni o pubbliche autorità ubicati al di fuori dell’Unione Europea, il trasferimento dei Dati Personali, limitatamente allo svolgimento di specifiche attività di Trattamento, sarà regolato in conformità a quanto previsto dal capo V del GDPR e solo se il trasferimento sia necessario per importanti motivi di interesse pubblico e nei casi previsti dalle lettere, d, e), f) g) dell’art. 49 del GDPR.
6. Periodo di conservazione
Uno dei principi applicabili al Trattamento dei Dati Personali riguarda la limitazione del periodo di conservazione, disciplinata all’articolo 5, comma 1, punto e) del GDPR che recita “i Dati Personali sono conservati in una forma che consenta l’identificazione degli Interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati; i Dati Personali possono essere conservati per periodi più lunghi a condizione che siano trattati esclusivamente a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici, conformemente all’articolo 89, comma 1, del GDPR UE, fatta salva l’attuazione di misure tecniche e organizzative adeguate richieste dal presente GDPR a tutela dei diritti e delle libertà dell’Interessato.
Alla luce di tale principio, i Dati Personali saranno trattati dal Titolare del Trattamento limitatamente a quanto necessario per il perseguimento della finalità della presente Informativa. In particolare, i Dati Personali saranno trattati in conformità alle norme sulla conservazione della documentazione amministrativa, fatto salvo un ulteriore periodo di conservazione che potrà essere previsto da norme di legge.
7. I diritti dell’Interessato e loro esercizio
Come previsto dall’articolo 15 del GDPR, l’Interessato potrà accedere ai Dati Personali, chiederne la rettifica e l'aggiornamento, se incompleti o erronei, chiederne la cancellazione qualora la raccolta sia avvenuta in violazione di una legge o GDPR, nonché opporsi al Trattamento per motivi legittimi e specifici.
In particolare, i diritti che l’Interessato potrà esercitare, in qualsiasi momento, nei confronti del Titolare del Trattamento sono i seguenti.
- Diritto di accesso: il diritto, a norma dell’articolo 15, comma 1 del GDPR, di ottenere dal Titolare del Trattamento la conferma che sia o meno in corso un Trattamento dei Dati Personali e in tal caso, di ottenere l’accesso a tali Dati Personali ed alle seguenti informazioni: a) le finalità del trattamento; b) le categorie di Dati Personali in questione; c) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i Dati Personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se Destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali; d) quando possibile, il periodo di conservazione dei Dati Personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; e) l’esistenza del diritto dell’Interessato di chiedere al Titolare del Trattamento la rettifica o la cancellazione dei Dati Personali o la limitazione del trattamento dei Dati Personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento; f) il diritto di proporre
reclamo a un’autorità di controllo; g) qualora i Dati Personali non siano raccolti presso l’Interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine; h) l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’articolo 22, commi 1 e 4, del GDPR e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’Interessato. - Diritto di rettifica: a norma dell’articolo 16 del GDPR, la rettifica dei Dati Personali che risultino inesatti. Tenuto conto delle finalità del Trattamento, inoltre, potrà ottenere l’integrazione dei Dati Personali che risultino incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.
- c) Diritto alla cancellazione: potrà ottenere, a norma dell’articolo 17, comma 1 del GDPR, la cancellazione dei Dati Personali senza ingiustificato ritardo ed il Titolare del Trattamento avrà l’obbligo di cancellare i Dati Personali, qualora sussista anche solo uno dei seguenti motivi: a) i Dati Personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati; b) ha provveduto a revocare il consenso nel caso in cui il trattamento dei Dati Personali si basi sullo stesso e non sussista altro fondamento giuridico per il loro trattamento; c) l’Interessato si è opposto al Trattamento ai sensi dell’articolo 21, comma 1 o 2 del GDPR e non sussiste più alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento dei Dati Personali; d) i Dati Personali sono stati trattati illecitamente; e) risulta necessario cancellare i Dati Personali per adempiere ad un obbligo di legge
previsto da una norma comunitaria o di diritto interno. In alcuni casi, come previsto dall’articolo 17, comma 3, del GDPR, il Titolare del Trattamento è legittimato a non provvedere alla cancellazione dei Dati Personali qualora il loro trattamento sia necessario, ad esempio, per l’adempimento di un obbligo di legge, per motivi di interesse pubblico, per fini di archiviazione nel pubblico interesse o a fini statistici, per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. - Diritto di limitazione del trattamento: potrà ottenere la limitazione del trattamento, a norma dell’articolo 18 del GDPR, nel caso in cui ricorra una delle seguenti ipotesi: a) ha contestato l’esattezza dei Dati Personali (la limitazione si protrarrà per il periodo necessario al Titolare del Trattamento per verificare l’esattezza di tali Dati Personali); b) il trattamento è illecito ma si è opposto alla cancellazione dei Dati Personali chiedendone, invece, che ne sia limitato l’utilizzo; c) benché il Titolare del Trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i Dati Personali servono per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; d) si è opposto al trattamento ai sensi dell’articolo 21, comma 1, del GDPR, ed è in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del Titolare del Trattamento rispetto a quelli dell’Interessato. In caso di limitazione del trattamento, i Dati Personali saranno trattati, salvo che per la conservazione, soltanto con il consenso dell’Interessato o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria oppure per tutelare i diritti di un’altra persona fisica o
giuridica o per motivi di interesse pubblico rilevante. - Diritto alla portabilità dei dati: l’Interessato potrà, in qualsiasi momento, richiedere e ricevere, a norma dell’articolo 20, comma 1 del GDPR, che tutti i Dati Personali siano trattati dal Titolare del Trattamento in un formato strutturato, di uso comune e leggibile oppure richiederne la trasmissione ad altro Titolare del Trattamento senza particolari difficoltà. In questo caso, sarà compito dell’Interessato fornirci tutti gli estremi esatti del nuovo Titolare del trattamento a cui intende trasferire i Dati Personali fornendoci autorizzazione scritta.
- Diritto di opposizione: a norma dell’articolo 21, comma 2, l’Interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f ), compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni. Il Titolare del trattamento si astiene dal trattare ulteriormente i dati personali salvo che egli dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
- Diritto di proporre un reclamo all’autorità di controllo qualora l’Interessato ritenesse che il Trattamento dei Dati Personali condotto dal Titolare del Trattamento avvenga in violazione del GDPR e/o della normativa applicabile, potrà proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali competente, contattabile nel Sito dell’Autorità medesima www.garanteprivacy.it.
8. Punto di contatto degli Interessati
Le eventuali istanze ai sensi dell’art. 15 del GDPR o per l’esercizio dei diritti da parte dell’Interessato, potranno essere presentate rivolgendosi al Titolare del Trattamento all’indirizzo e- mail:
Inoltre in qualsiasi momento potrà consultare la sezione “Privacy” del Sito web dell’Ente www.ordinemedici.al.it all’interno della quale troverà tutte le informazioni concernenti la Politica sul trattamento dei Dati Personali applicata dal Titolare del Trattamento, l’utilizzo ed il Trattamento dei Dati Personali, informazioni aggiornate in merito ai contatti ed ai canali di comunicazione resi disponibili all’Interessato da parte del Titolare del Trattamento.
Il Titolare del Trattamento
L’OMCeO della Provincia di Alessandria